Sono istituiti quali organismi del Sistema Bibliotecario della provincia di Reggio Emilia con il fine di garantire l'applicazione della convenzione nonché la definizione e la realizzazione del percorso di sviluppo dei servizi:

• l'Assemblea e la Consulta degli Amministratori,
• la Commissione Tecnica dei Bibliotecari.

L'Assemblea degli Amministratori per le biblioteche definisce le politiche di sviluppo dei servizi bibliotecari. È composta dal Presidente dell'IBC o suo delegato, dal Presidente della Provincia o suo delegato e dagli Assessori delegati in materia di tutti i Comuni che sottoscriveranno la convenzione. Si riunisce almeno due volte all'anno in occasione della discussione preliminare del programma annuale delle attività, della definizione delle linee prioritarie di sviluppo e in occasione della verifica dello stato di attuazione della convenzione e del suo conto consuntivo.
L’Assemblea individua al proprio interno un Coordinatore con il compito di convocare e dirigere l’Assemblea stessa, proporre l’ordine del giorno, anche su segnalazione dei componenti, e dare attuazione alle decisioni dell’Assemblea. Il Coordinatore ha titolo a rappresentare il Sistema Bibliotecario di cui alla presente convenzione presso la Regione Emilia-Romagna e in altre sedi istituzionali. L'Assemblea si riunisce senza necessità di numero legale e decide a maggioranza semplice dei partecipanti.

L’Assemblea, inoltre, costituisce al proprio interno una Consulta ristretta che oltre al Coordinatore dell’assemblea, al Presidente della Provincia, al Presidente di IBC e al Sindaco del comune capoluogo o loro delegati sia rappresentativa dei territori (Unioni dei Comuni e aree omogenee della provincia), garantisca la presenza di componenti rappresentativi delle diverse tipologie di comuni relativamente alle dimensioni (numero abitanti) e alla collocazione geografica e, preveda tra i propri membri, i rappresentanti delle esperienze di biblioteche innovative e di eccellenze presenti nel Sistema Bibliotecario.

La Consulta:

• è costituita da un massimo di 11 amministratori;
• è convocata dal Coordinatore, sentito il Presidente della Provincia;
• si avvale dal punto di vista tecnico e organizzativo del Coordinamento istituzionale e scientifico del Sistema Bibliotecario Reggiano.

Le funzioni della Consulta sono:

• garantire l'attuazione delle linee di gestione e di sviluppo definite dall'Assemblea degli Amministratori nonché il supporto decisionale alle attività ordinarie del Sistema Bibliotecario;
• dare mandato alla Commissione Tecnica dei Bibliotecari di individuare le migliori e più innovative soluzioni tecniche per dare attuazione operativa ai programmi definiti.